DUREE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS POUR LES ENTREPRISES
(source : service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits – Vérifié le 01 janvier 2023 – Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre))
Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales. L’entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s’ils contiennent des données personnelles. Pendant ce délai, l’administration peut mener des contrôles. Cette page indique la durée de conservation des principaux documents.
DOCUMENT CIVIL ET COMMERCIAL
| TYPE DE DOCUMENT | DUREE DE CONSERVATION |
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans |
| Document de transport de marchandises | 5 ans |
| Déclaration en douane | 3 ans |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
PIECE COMPTABLE – Durée de conservation des documents
| TYPE DE DOCUMENT | DUREE DE CONSERVATION |
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Lorsque ces documents sont reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant 6 ans à compter de la date de la dernière opération.
DOCUMENT FISCAL
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Ce délai commence à partir :
- de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres,
- ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Exemple : les éléments concernant les revenus de 2015, déclarés en 2016, doivent être conservés jusqu’à fin 2021.
| TYPE DE D’IMP0T | DUREE DE CONSERVATION |
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans |
| Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) | 6 ans |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE | 6 ans |
| Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) | 6 ans |
Attention : les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).
DOCUMENT SOCIAL (Société commerciale)
| TYPE DE D’IMP0T | DUREE DE CONSERVATION |
| Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS |
| Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans |
| – Registre de titres nominatifs – Registre des mouvements de titres – Ordre de mouvement – Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
| Feuille de présence et pouvoirs | 3 derniers exercices |
| Rapport du gérant ou du conseil d’administration | 3 derniers exercices |
| Rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices |
GESTION DU PERSONNEL
| TYPE DE D’IMP0T | DUREE DE CONSERVATION |
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. | 5 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
| – Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail – Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT) | 5 ans |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
L’employeur doit pouvoir garantir la disponibilité des bulletins de paie numériques de ses employés pendant au moins 50 ans ou jusqu’à l’âge de départ en retraite de l’employé + 6 ans.
TEXTES DE LOI ET REFERENCES – Durée de conservation des documents
- Compétence et prescription – Code des assurances : articles L114-1 à L114-3
- Délai de droit commun et son point de départ – Code civil : article 2224
- Délais – Code civil : articles 2225 à 2227
- Acte de commerce – Code de commerce : articles L110-1 à L110-4
- Obligations comptables applicables à tous les commerçants – Code de commerce : article L123-22
- Assemblées d’actionnaires – Code de commerce : articles L225-96 à L225-126
- Conservation des contrats conclus par voie électronique – Code de la consommation : article L213-1
- Prescription – Code de la consommation : article L218-2
- Contentieux et pénalités – Code de la sécurité sociale : article L244-3
- Registre unique du personnel – Code du travail : article R1221-26
- Bulletin de paie – Code du travail : articles L3243-1 à L3243-5
- Documents fournis à l’inspecteur du travail – Code du travail : article D3171-16
- Obligation et délais de conservation des documents – Livre des procédures fiscales : article L102B
- Règlement (UE) n°952/2013 du Parlement européen et du Conseil du 9 octobre 2013 établissant le code des douanes de l’Union (PDF – 2.0 MB)
- Impôt direct de l’État – Livre des procédures fiscales : articles L169 à L169A
- Documents et affichages obligatoires – Code du travail : article D4711-3
- Options pour EURL – Code général des impôts : article 1655 sexies
SUR QUEL SUPPORT CONSERVER SES DOCUMENTS : PAPIER OU ELECTRONIQUE ?
(source : service-public.fr/particuliers/vosdroits)
PAPIER
On vous a remis, un document sous forme de papier par courrier ou en main propre. Nous vous conseillons de conserver ce document original sous forme papier.
Exemple :
Quittance de loyer, contrat d’assurance, diplôme.
En effet, lorsque vous numérisez (scan, photo) ou photocopiez un document original papier, sa version électronique ou photocopiée a valeur uniquement de copie.
Or, l’administration peut toujours exiger la présentation du document original, même si une copie fiable peut servir de preuve,
NUMERIQUE
il est conseillé de conserver sous forme numérique les documents ‘originaux numériques s’il vous ont été transmis par mail ou mis à disposition sur un site internet,
Exemple :
Relevé de compte bancaire, facture d’énergie ou d’accès à internet, avis d’imposition.
En effet, lorsque vous imprimez un document numérique, la version papier a valeur uniquement de copie.
La durée de conservation d’un document électronique est identique à celle d’un document papier. Elle varie selon le type de document.
